自动办公系统 功能:财务会计如何整理保存凭据?

会计凭证的装订

　　装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，从而方便保管和利用。装订之前，要设计一下，看一个月的记帐凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致，不能把几张应属一份记帐凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于翻阅。

　　一本凭证，厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。过薄，不利于戳立放置；过厚，不便于翻阅核查。凭证装订的各册，一般以月份为单位，每月订成一册或若于册。凭证少的单位，可以将若干个月份的凭证合并订成一册，在封皮注明本册所含的凭证月份。

　　装订前首先应将凭证进行整理。会计凭证的整理工作，主要是对凭证进行排序、粘贴和折叠。

　　对于纸张面积大于记帐凭证的原始凭证，可按记帐凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。

　　对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。 对于纸张面积略小于记帐凭证的原始凭证，可以用回形针或大头针别在记帐凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。

　　有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单，耗料单。但在记帐凭证上应注明保管地点。

　　原始凭证附在记帐凭证后的顺序应与记帐凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。 经过整理后的会计凭证，为汇总装订打好了基础。

　　所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。会计凭证装订前，要先设计和选择会计凭证的封面。封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等

　　由于原始凭证往往大于记账凭证，从而折叠过多，这样一本凭证就显得中间厚，装订线的位置薄，订出的一本凭证象条鱼一样。这时可以用一些纸折成许多三角形，均匀地垫在装订线的位置。这样的装订出来的凭证就显得整齐了。 装订前，要以会计凭证的左上侧为准，放齐，准备好铁锥、装订机或小手电钻，还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。

　　下面介绍一种角订法：

　　(1)将凭证封皮和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封皮上角，做护角线。

　　(2)在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。

　　(3)用大针引线绳穿过两个眼儿，如果没有针，可以将回形别针顺直，然后两端折向同一个方向，折向时将线绳夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。

　　(4)在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。

　　(5)将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。

　　(6)向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。以上参见下图。

　　(7)待晾干后，在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转帐凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。
　　会计凭证的保管
　　会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。
　　会计凭证的保管要求主要有：
　　1．会计凭证应定期装订成册，防止散失。
　　2．会计凭证封面应注明单位乐称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
　　3．会计凭证应加贴封条、防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，可以复制。
　　4．原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面说明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明"附件另订"及原始凭证的名称和编号、以便查阅。
　　5．每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
　　6．严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。

会计凭证的封面和存档盒在一般的办公用品商店都有卖的,封面好象不用自己制作,都是牛皮纸的.只要把上面的要素写清楚就可以了,如:2005年1月1日至1月31日,凭证号01-025,共3本,第1本,装订人.
原始凭证汇总起来就是个会计凭证,我用的都是记账凭证,没有分现金付款凭证,银行付款凭证,通用转帐之类的.
一个号的会计凭证是经过1张或若干张的原始凭证汇总而成的,首先要把原始凭证在相同大小的凭证纸上粘贴好,超出部分要折叠进去跟凭证纸一样大,注意别靠近装订线,否则订进去就看不到了,后面的胶水不要抹的太多(不容易干又皱),也不能少,少了时间长翻的次数多了容易掉,要有传真件要复印1张否则时间一长就没字了,如果附件多要多贴几张纸,要厚度均匀,整理好了就是一个号的会计凭证,所有号的都这么整理,不能用订书机定,容易生锈腐蚀原始凭证,整理好若干个号就可以装订成一本会计凭证了,按顺序号排整理,前面加一张科目汇总表,最后用打孔机钻两个眼,用棉线绳使劲系好,帖上封皮即可,具体也可以向卖办公用品的人咨询!
写了这么多,比我订一本凭证还累呀!

总之，别毁损，能方便查找就可以了